Cele mai multe familii își țin actele importante într-un dosar, într-un sertar sau, în cel mai bun caz, într-o casetă. Sunt locuri care rezistă până la prima inundație, până la primul incendiu, până la prima mutare sau până la prima „curățenie” făcută de cineva care nu știe ce are în mână. Legea prevede însă o alternativă mai puțin cunoscută: înscrisurile la care țineți pot fi lăsate în grija unui notar public, arată Uniunea Națională a Notarilor Publici din România..
Ce este, de fapt, depozitul notarial?
Este una dintre procedurile pe care legea le dă în competența notarului public. Potrivit art. 12 lit. g) din Legea nr. 36/1995, notarul îndeplinește „primirea în depozit a bunurilor, a înscrisurilor și a documentelor prezentate de părți, precum și a sumelor de bani, a altor bunuri, înscrisuri sau documente găsite cu ocazia inventarului succesoral, în limita spațiului și utilităților de care dispune biroul notarial”. În Codul civil, depozitul este definit drept contractul prin care depozitarul primește de la deponent un bun mobil, „cu obligația de a-l păstra pentru o perioadă de timp și de a-l restitui în natură”. Depozitul notarial adaugă acestui contract forma și rigoarea unei proceduri notariale.
Ce poate fi lăsat în depozit?
Înscrisuri, documente, valori și alte bunuri neperisabile, cu două condiții, prevăzute de art. 325 alin. (1) din Regulamentul de aplicare a legii: notarul public să aibă „posibilitatea practică și efectivă” de a le depozita la birou în condiții de siguranță, iar depozitarea lor să nu contravină legii, ordinii publice sau bunelor moravuri. Deponentul declară pe propria răspundere că bunurile au proveniență legală. Notarul verifică, înainte de primire, cuprinsul înscrisurilor sau, după caz, conținutul bunurilor.
Cum se desfășoară procedura?
Primirea în depozit se constată printr-o încheiere. Legea stabilește ce trebuie să cuprindă aceasta: data depunerii (anul, luna, ziua, iar la cererea părții și ora), identificarea înscrisurilor sau a bunurilor predate, cu toate datele necesare în acest scop, numele deponentului și al persoanei căreia trebuie să i se elibereze înscrisurile sau bunurile, precum și termenul de păstrare. Încheierea se întocmește în numărul de exemplare cerut de parte, plus unul pentru arhivă, iar depozitul se înregistrează în registrul de depozite al biroului notarial. Onorariul se menționează în cuprinsul încheierii. Rezultatul este un act care poartă dată certă și care descrie exact ce s-a predat, cui și pentru cât timp.
Cine poate ridica documentele?
Numai persoana stabilită la constituirea depozitului. Eliberarea se face la termenul și în condițiile prevăzute în încheierea de primire în depozit, iar restituirea se consemnează prin semnătura părților, a succesorilor sau, după caz, a reprezentanților acestora, în registrul de depozite. Dumneavoastră stabiliți, așadar, cine va putea ridica ceea ce ați lăsat în depozit.
Îmi pot lua actele înapoi mai devreme?
Oricând. Depozitul notarial nu înseamnă o renunțare la vreun drept și nu vă deposedează de nimic. Rămâneți proprietarul înscrisului; se schimbă doar locul în care este păstrat. Tariful achitat la constituirea depozitului nu poate fi însă restituit.
Ce răspundere are notarul pentru ceea ce i-ați lăsat?
Notarul public are obligația „de a păstra bunul cu prudență și diligență”. Nu poate folosi în niciun scop bunul încredințat și nu poate încredința altuia păstrarea lui fără consimțământul celui care l-a depus, cu excepția cazului în care este silit de împrejurări (cum ar fi în cazul încetării activității).
Pot lăsa în depozit un testament?
Da, un testament olograf poate fi lăsat în depozit ca orice alt înscris. O precizare este însă necesară: depozitul protejează hârtia, dar nu schimbă forma actului. Spre deosebire de testamentul olograf, testamentul autentificat de notarul public se înscrie de îndată în registrul național notarial prevăzut la art. 1046 din Codul civil, astfel încât, la deschiderea moștenirii, existența lui poate fi aflată prin verificarea registrului. Dacă vă preocupă nu doar păstrarea, ci și găsirea testamentului la momentul potrivit, discutați cu notarul dumneavoastră și despre această diferență și alegeți forma care vă protejează cel mai bine interesele.
Concluzia
Un sertar poate păstra hârtia, dar nu poate dovedi nimic. Nu poate spune când a fost pus acolo actul, în ce stare era, cine l-a lăsat și la cine trebuia să ajungă. Depozitul notarial face exact aceste patru lucruri, pentru că nu este un simplu loc de păstrare, ci o procedură: cu dată certă, cu identificarea deponentului, cu descrierea exactă a înscrisului, cu o persoană desemnată să îl ridice și cu un termen de păstrare.
Un act important nu are nevoie de un loc bine ascuns. Are nevoie de un loc în care cineva îl păstrează în siguranță și răspunde pentru acest lucru.
